介護事業所への情報発信のDX化で
業務負担の改善と確実な情報共有を実現

八王子市内の介護事業所は600以上あるのですが、これらの事業所に対して、厚生労働省や東京都から出される情報や本市からの情報を、週2回から3回ほどメールやFAXで提供していました。
制度改正などの際には毎日のように連絡することもあるため、かなり手間がかかっていました。

メールの場合は1回で全て送信できていたのですが、FAX送信は非常に時間がかかりました。古い機械ということもあり、送信に2時間、場合によっては翌朝までかかることもありました。
通信中は受信ができないため、業務時間外に行っていました。そのため、日中の業務時間中にリアルタイムで送信できないという課題がありました。

また、メールでもFAXでも事業者さんが実際に送った情報を確認できているか把握できないことは課題でした。

通知の見落としのために申請期限があるものに間に合わないようなこともあり、重要な事項については通知を見ているか電話で確認することもあったため、大きな手間が発生していました。

情報発信の必要があるものについてはこちらでケア倶楽部に掲載し、同時にメールが配信されるようになっています。
事業者さんはすぐに情報を受け取れるようになっています。
また、事業者さんのメールアドレスがシステム内に登録されており、本市で個別に管理する必要がなくなりました。

未読、既読の記録もシステムで管理しているため、事業者さんが読まれたかどうかも確認ができます。

コロナ禍でのワクチン接種にあたり、介護事業者の従事者の方に接種の希望をとって接種人数を把握するために、ケア倶楽部のアンケート機能がとても役に立ちました。
早いタイミングでの集計ができましたので、非常に効果的だったと考えています。
ケア倶楽部がなければ回答のない事業者さんに確認する必要があったので、とても大変だったと思います。

コロナ関連の情報は、介護保険最新情報として頻繁に通知が出るようになりました。ケア倶楽部によって、情報が迅速かつ漏れなく伝えられる仕組みができたことは有効でした。